Technologue.id, Jakarta - Universitas Pelita Harapan (UPH), salah satu universitas pertama di Indonesia yang mengajarkan program pelajaran sepenuhnya dalam bahasa Inggris, telah merencanakan untuk mentransformasi institusi mereka secara digital. Mereka akan menyiapkan Moodle Sistem Manajemen Pembelajaran (Learning Management System - LMS) yang open source untuk melacak kursus dan tugas. Sistem yang baru ini juga akan menawarkan aplikasi produktivitas profesional bagi siswa dan fakultas mereka serta menyediakan fitur keamanan yang ditingkatkan untuk jaringan mereka.
Kemudian pandemi COVID-19 melanda Indonesia, mendorong banyak institusi pendidikan untuk mulai protocol belajar dari rumah.
"Kami tiba-tiba memiliki roadmap satu tahun yang harus dipersingkat menjadi satu bulan dan harus siap dalam seminggu," kata Firman Rusli, Chief Technology Officer, Universitas Pelita Harapan. "Kami membutuhkan solusi stop gap cepat sebelum kami bisa menaikan layanan utama online guna mendukung semua pemangku kepentingan serta membantu mengoptimalkan biaya."
Dengan lokasi di berbagai kota dengan puluhan ribu mahasiswa, dosen dan petugas administrasi, UPH harus mempercepat ekspansi teknologinya dengan solusi terpusat yang menawarkan one-stop service yang juga mengutamakan keamanan. Sistem baru juga harus diintegrasikan ke email dan platform produktivitas yang ada serta menawarkan otentikasi pengguna dan jaringan.
Karena sudah menggunakan Microsoft Office 365 untuk produktivitas dan layanan email, UPH memilih untuk menambahkan solusi Microsoft ke infrastrukturnya, seperti Microsoft Teams untuk kelas online lewat layanan konferensi video, OneDrive untuk penyimpanan cloud, Sharepoint untuk ruang kerja digital, serta Azure Active Direktori untuk otentikasi pengguna.
Sistem baru diimplementasikan dalam jangka waktu yang sangat pendek dan siap digunakan tanpa mengkhawatirkan potensi masalah kompatibilitas. Selain itu, Azure Infrastructure meng-hosting solusi LMS universitas yang harus mampu menerima ribuan koneksi bersamaan.
Dengan Azure, universitas dapat dengan mudah mengelola kapasitas server sesuai permintaan, memperluas kapasitas server selama saat ramai, dan mematikan sebagian selama periode penggunaan yang lebih rendah.
"Memilih Microsoft adalah keputusan yang mudah karena solusi mereka sangat scalable, terjangkau, dan dapat disesuaikan pada kebutuhan. Kami bisa berinvestasi di Azure dan lainnya bila perlu, dan ini membantu kami menyeimbangkan biaya. Ini jauh lebih baik daripada meng-hosting server dan perangkat keras kami sendiri karena teknologi cloud memungkinkan kami juga menyediakan solusi cadangan luar situs yang berlebihan," kata Firman Rusli.
UPH berhasil mengundang semua user ke dalam sistem dan terus berinvestasi dalam pengembangannya dengan data yang telah dikumpulkan. Dengan menggunakan analitik, tim TI UPH dapat melihat area mana yang perlu ditambahkan dan solusi apa yang perlu ditingkatkan. Tim juga meningkatkan sistem secara keseluruhan, mengotomatiskan sejumlah tugas yang memudahkan siswa dan anggota fakultas menggunakan alat tersebut untuk pendidikan. Misalnya, setelah siswa mendaftar ke kelas secara online, mereka secara otomatis dimasukkan ke dalam ruang chat Microsoft Teams tertentu untuk kursus tersebut.
Tim IT UPH juga bertanggung jawab atas transformasi digital sekolah Pelita Harapan lainnya, yaitu 13 sekolah Dian Harapan dan 26 sekolah Lentera Harapan. Para siswa di sana menghadapi tantangan yang sama dengan mahasiswa, yaitu keragaman perangkat komputer dan kuota internet yang rendah. Oleh karena itu, tim TI harus memastikan sistem dan jaringan dapat diakses oleh berbagai kalangan.
"Pekerjaan kami belum selesai. Kami akan terus meningkatkan dan memelihara sistem untuk memastikan pengguna kami mendapatkan pengalaman terbaik dalam kondisi normal baru ini. Kami memiliki data yang dapat membantu meningkatkan pembelajaran virtual dan akan terus meningkatkan produktivitas pemangku kepentingan kami," kata Firman Rusli.
"Selama pandemi COVID-19 ini, banyak lembaga pendidikan harus menyelenggarakan pendidikan secara daring. Kami bangga dapat membantu UPH dengan solusi pendidikan kami untuk tidak saja menyampaikan pelajaran secara online tetapi juga untuk berbagi informasi dan data untuk mengukur efektivitas dan efisiensinya," kata Benny Kusuma, Microsoft Indonesia Education Lead.